Elektronisk faktura - e-concultic.dk - Bogføringshjælp til små og mellemstore virksomheder

I Danmark var det især detailhandelen, der i opstarten gjorde brug af EDI. Da Bilka trådte ind på markedet i midten af 70'erne, blev det et krav, at alle varer skulle mærkes med stregkoder, der kunne aflæses i kasseterminalerne. Stregkoden - ElectronicArticleNumber - blev en 13-cifret fælles nøgle for produkter mellem producenter og distributører, præsenteret på varerne som et billede af sorte og hvide "stave". Ordrer og fakturaer blev udvekslet elektronisk. EAN har i dag skiftet navn til GTIN - GlobalTradeItemNumber og den tilhørende stregkode GTIN13.

E-conomic har udviklet en SmartInbox, som kan modtage elektroniske fakturaer afsendt gennem Nemhandel. Vi har i test modtaget fakturaer fra leverandører, der også anvender e-conomic økonomisystem. Vores oplevelse er, at systemet er 100% pålideligt. Data bliver aflæst fuldstændig korrekt og blot et enkelt klik og eventuel tilføjelse af afdeling, efter godkendelsen af fakturaen af relevante personer, bogfører og vedhæfter fakturaen i kassekladden. Der er en tidsbesparelse meget tæt på 100%.

Dokumenter er fremme i SmartInbox og klar til videre behandling ligeså hurtigt som emails.

SmartInbox kan også aflæse PDF-fakturaer, men man kan ikke stole på, at alle oplysninger bliver aflæst korrekt. Derfor er man er nødt til at tjekke alle informationer, og tidsbesparelsen er faktisk ganske minimal. Der er noget machinelearning omkring dette, men man kan ikke være sikker. Der er størst problemer omkring datoer, specielt hvis der bliver brugt formatet YYYY-MM-DD og tillige omkring FIK-koden, hvis > og + står ved siden af koden uden mellemrum.

I e-conomic er udviklingen dog begrænset til kun at modtage finans- og kreditortransaktioner. E-conomic har meldt ud, at et nyt lagersystem er under udvikling, og først her vil gevinsten blive absolut maximal. Det vil tillige få en enorm besparende indflydelse på drift og lagerstyring af både POS og webshops.

Er du bruger af e-conomic, vil vi fra vores side stærkt opfordre til, at man indgår aftaler med de leverandører, der har mulighed for at fakturere gennem Nemhandel om levering af elektroniske fakturaer. Jo flere der er med, jo mere må vi forvente, at økonomisystemerne bliver udviklet til endnu flere muligheder for hurtigere bogføring.

Et eksempel kunne være:

Der passerer årligt ca. 15 millioner personbiler broerne i Danmark. Af disse biler har ganske få en konto hos Brobizz. Resten betaler med Brobizz eller Pay-by-plate. Hver tur udløser en betaling med kredit- eller dankort. Desværre får man kun et bilag for en måneds passager i følgende eller efterfølgende måned afhængig af tidspunktet for passagen. Hvis 75% af køretøjerne passerer i erhvervsøjemed, betyder det, at danske bogholdere bruger oceaner af tid på at finde bilag i diverse mailbokse eller webportaler, for herefter at bogføre og tilknytte bilaget og afstemme bank. En proces der sagtens kan tage adskillige minutter pr. bilag. Et utroligt kostbart og deprimerende stykke arbejde.

Hvis Brobizz i stedet vil sende en EAN-faktura til en GLN adresse tilknyttet kreditkortet i samme øjeblik trækket på bankkontoen sker, kan bogføring udføres på langt under ti sekunder, selv for de langsommeste bogholdere.

Dette kan udløse en enorm tidsbesparelse, som kan anvendes til andre gode ting.

Dette er jo fagre nye verden, så det er ikke alle, der helt forstår virkemåden, så hav tålmodighed med dine samarbejdspartnere.

Send en mail med en kort forklaring eller brug e-conomics skabelon.

Det er vigtigt, at du forklarer e-conomic leverandører, hvordan afsendelsen af e-faktura skabes. Andre leverandører må henvises til produktets hjælpefunktion.

Klik på Salg > Kunder > Kunder

Kontaktpersoner

Klik på flere ud for kunden

Klik på Kontaktpersoner

Indtast relevante oplysninger

Modtager du en elektronisk faktura fra en leverandør, der gør brug af LS, BS, MobilPay og andre faste træk, vil betalingsbetingelserne fra leverandørkontokortet blive overskrevet af betalingsbetingelserne fra dokumentet ved overførslen af posteringerne fra SmartInbox til kassekladden, uagtet at du har valgt betalingstype "Ingen" på kortet. Det betyder, at betalingsfilen til banken vil indeholde betalingen, med mindre du er meget opmærksom. Dermed kommer du til at betale fakturaen to gange.

Du kommer ud over problemet, hvis du på leverandørkontokortet vælger betalingstype "Kun postering" og tillige markerer "Ignorer betalingsoplysninger fra dokument".

Du får nu mulighed for at indtaste den korrekte betalingstype og beholdningskonto i SmartInbox, og posteringerne dannes korrekt i kassekladden. Der vil være to posteringer i kassekladden - en leverandørfaktura og en leverandørbetaling med den korrekte betalingsbetingelse.

Betalingen afstemmes herefter som normalt i SmartBank.

Klik på Regnskab > Søgning og lister > Leverandører

Klik på blyanten for at rette leverandøren

Klik på Referencer og betaling

Vælg "Betalingstype" Kun postering

Vælg "Ignorer betalingsoplysninger fra dokument"

e-consultic.dk fralægger sig ethvert ansvar ved brugen af informationerne på dette website.

Det er udelukkende brugeren, der skal vurdere, hvorvidt informationerne er korrekte i forhold til brugen og gældende lovgivning.

e-consultic.dk vil sætte pris på, at eventuelle mangler, fejl og misforståelser bliver indrapporteret til info@e-consultic.dk.